Yleistietoa Varaimesta

Varain on varausohjelmisto, jolla voidaan varata tiloja, pelivuoroja tai vaikkapa laitteita — kerraksi tai useammaksi. Varain antaa mahdollisuuden myös vakiovarausten tekemiseen tietyksi ajanjaksoksi, mikä on näppärää, jos esimerkiksi tarvitaan varaus sellaista kokousta tai pelivuoroa varten, joka toistuu viikoittain samaan aikaan. Järjestelmä tarjoaa aina ajan tasalla olevat tilastotiedot varauksista ja vaikkapa tilojen käyttöasteista. Varain voidaan kytkeä yrityksen laskutusjärjestelmään, jolloin vuorojen laskutukseen tähän asti kulunut työaika vapautuu pääosin muuhun käyttöön.

Varauksen tekeminen on helppoa. Jos esimerkiksi halutaan varata palaveriaika tai tennisvuoro tiistaiksi kello 14 - 15, valitaan päivänäkymästä päivämäärä ja kellonaika, minkä jälkeen painetaan 'Tee varaus'-painiketta ja annetaan halutut lisätiedot. Aikaa yhden varauksen tekemiseen menee noin 15 sekuntia. Varaimen päänäyttönä olevasta päivänäkymästä nähdään yhdellä vilkaisulla eri väreillä esitetyt erilaiset varaustyypit sekä se, onko varaus maksettu vai ei.

Varain on suunniteltu niin, että se voidaan yhdistää vaivattomasti useimpiin muihin järjestelmiin, esimerkiksi niihin, joissa on yrityksen laskutus ja kirjanpito. Järjestelmien yhdistämisestä laskutetaan erillisen sopimuksen mukaan. Tällä hetkellä tarjoamme valmiin liittymän Nova-laskutusohjelmaan, mutta liitos myös muihin järjestelmiin on melko pienellä työllä toteutettavissa, mikäli järjestelmän sisäänsyöttödatasta on kunnolliset kuvaukset saatavissa.

Yrityksen omat asiakkaat voivat varata ja hallinnoida vuorojaan myös internetin kautta, jolloin henkilökunnan aikaa vapautuu puhelimeen vastailusta. Internetin kautta tehtävät varaukset voidaan maksaa Suomessa käytettävin verkkomaksutavoin (esim. Nordean e-maksu, Sammon verkkomaksu, Osuuspankkien Kultaraha jne.), kunhan yritys tekee kunkin rahoituslaitoksen kanssa sopimuksen verkkomaksupalvelun käyttöönotosta. Myös se, että osa vuoroista on jo valmiiksi verkossa maksettu, helpottaa henkilöstökunnan työtaakkaa.

Perustoiminnot

Järjestelmä mahdollistaa tilojen ja esim. laitteiden tai henkilöiden varaamisen joko kertaluontoisesti (irtovaraukset) tietyksi ajanjaksoksi tai päivittäin/viikoittain tiettyinä aikoina toistuviksi (vakiovaraukset). Varaus tapahtuu yksinkertaisesti merkitsemällä varauksen alku- ja loppuaika varauskalenteriin. Perustoiminnot oppii siis hyvin vaivattomasti. Halutut osat Varaimen toiminnallisuudesta voidaan rajata niin, että ne ovat vain tietyn käyttäjäryhmän käytettävissä. Joissain yrityksissä esimerkiksi laskutus-, käyttöraportti- ja tilastotietoihin liittyvä toiminnallisuus on haluttu pitää vain niiden nähtävissä, joille tällaiset tiedot ovat tarpeen.

Tavallisten tilavarausten lisäksi järjestelmän avulla voidaan välittää yleistä päiväkohtaista tietoa eri asioista, kuten tilojen huolloista, henkilökunnan poissaoloista ja lomista jne. Lisäksi varausjärjestelmän kokonaisuuteen voidaan liittää esim. alihankkijarekisterin tiedot. Tällöin vaikkapa huoltomiesten tai tavarantoimittajien etsiminen onnistuu samasta liittymästä, josta tilojakin varataan.

Varaustilannenäkymät ja varaustilastot

Varaustilanteen arvioimiseksi ja vapaiden aikojen löytämiseksi järjestelmä tarjoaa päivä-, viikko- ja kuukausinäkymän. Ohjelma tuottaa myös mm. lukujärjestyksen kaltaisia näyttöjä varaustilanteesta. Nämä voidaan tulostaa tiedoksi tilojen käyttäjille.

Järjestelmä tuottaa tilastotietoa siitä, mikä on tietyn tilan tai tilakategorian käyttöaste tiettynä aikana sekä siitä, miten tilan tai tilakategorian varaukset jakautuvat käyttäjäryhmittäin (irtovaraajat, vakiovaraajat, käteisellä maksajat, verkossa maksaneet, laskutettavat, peruuntuneet varaukset, no-show-varaukset jne.). Tämä helpottaa tilojen käytön suunnittelua ja seurantaa.

Järjestelmään kertyvästä asiakaskortistosta voidaan tuottaa eri perustein listauksia. Näiden avulla voidaan lähettää vaikkapa suorapostituksia tietyn lajin pelaajille tai jonkin tilan käyttäjille.

Ohjelmisto kerää lokitietoa järjestelmän käytöstä. mikä on erityisen hyödyllistä, kun halutaan tutkia esimerkiksi jonkin varauksen muutoshistoriaa.

Hakutoiminnot

Järjestelmä mahdollistaa joustavan tavan hakea varauksia esim. varaajan nimen tai varausotsikon perusteella. Varaimen tietokannasta voidaan tehdä sanahakuja, joten järjestelmää voidaan helposti käyttää työn tukena silloin, kun pitää löytää esim. tiettyyn henkilöön tai tapahtumaan liittyvät varaukset.

Varaustiedon vieminen ulkoisiin järjestelmiin

Varausjärjestelmän suunnittelussa on pyritty siihen, että tietojen yhdistäminen ulkoisiin järjestelmiin, kuten laskutus- ja kirjanpitojärjestelmiin, olisi mahdollisimman vaivatonta. Järjestelmästä voidaan tuottaa helposti erilaisia listauksia tai muita vakiomuotoisia tekstitiedostoja, jotka sopivat useimmille ohjelmille sellaisenaan syötetiedoksi. Yhdistämisestä käyttäjän laskutus- tai kirjanpitojärjestelmään sovitaan erikseen.

Urheiluhalleille tehdyt lisälaajennukset

Internet-käyttäjät pääsevät tekemään varauksia sellaisen Varain-näkymän kautta, josta voi nähdä ainoastaan sen, onko joku hallin tiettyyn kategoriaan kuuluvista kentistä vapaa. Asiakas voi siis tarkistaa esimerkiksi, onko tennisvuoroja vapaana maanantaina kello 12 — 13. Jos kenttiä on vapaana, käyttäjä voi valita vapaista kentistä haluamansa. Lisäksi internet-käyttäjä voi nähdä listan omista varauksistaan ja perua varauksia sovittujen sääntöjen mukaan (esim. tennisvuoron peruutus viimeistään 6 tuntia ennen vuoron alkua). Järjestelmä toimii vapaiden vuorojen myynnissä hallin eduksi niin, että ensin myydään hallin täysin vapaa kapasiteetti ja vasta sen jälkeen vakiovuoroasiakkaiden myyntiin asettamat omat vuorot.

Internetin kautta pelivuoronsa varaavat voivat maksaa varauksensa yleisimmillä verkkomaksutavoilla (Nordean e-maksu, Osuuspankin Kultaraha, paikallisosuuspankkien Sp/Pop-maksu, Sammon verkkomaksu, Visa/MasterCard), kunhan halli tekee näiden rahoituslaitosten kanssa sopimuksen verkkopankkipalvelun käyttöönotosta.

Varain-järjestelmässä hintojen määräytyminen voi olla erilainen kullekin asiakasryhmälle. Varausten maksutapa voidaan määritellä esimerkiksi sellaiseksi, että osa maksusta ohjautuu yrityksen laskutukseen ja osan käyttäjä maksaa itse valitsemallaan tavalla. Lisäksi asiakastietoihin voidaan liittää rajoitin, joka estää asiakasta varaamasta velaksi yli x tuntia pidempää aikaa. Näin vältytään väärinkäytöltä.

Hallin henkilökunnan näkymässä voidaan käsitellä varauksiin liittyviä maksuja kätevästi niin, että napsautetaan varausta, jota halutaan tarkastella. Näin avautuvasta ruudusta voi yhdellä silmäyksellä nähdä oleelliset asiakastiedot kuten sen, onko varaus maksettu, onko asiakkaalla ehkä velkaa halliin tai vaatiiko varaus joitain erityisjärjestelyjä.

Järjestelmässä voidaan tehdä poissulkevia varauksia niin, että jonkin tietyn tilan varaus sulkee määriteltyjen toisten tilojen varausmahdollisuuden pois. Kun esimerkiksi monitoimihallia käytetään salibandysalina, samaksi tilaksi määritellyt kolme sulkapallokenttää eivät ole varattavissa.

Järjestelmässä on erittäin kätevä liittymä, jolla hallinnoidaan erilaisia jumppa- ja fitness-tunteja, joihin osallistuu paljon ihmisiä. Tämä liittymä on ollut käytössä Torikadun liikuntakeskuksessa, joka järjestää paljon erilaisia jumppia. Yli 80% jumpista varataan nykyisin verkossa, mikä on vapauttanut hallin henkilökunnan työaikaa jatkuvasta puhelimeen vastaamisesta ja varausten käsittelystä.

Varausohjelman laskutusosiosta voidaan tuottaa laskutusdataa Nova-laskutusohjelmaan, mutta voimme sovittaa järjestelmän toimimaan myös muiden laskutusohjelmien kanssa. Tämä edellyttää, että näiden laskutusohjelmien sisäänsyöttödatan muodosta on saatavana dokumentaatio.

Kuvia Varain-järjestelmän käyttöliittymistä

Kuvat aukeavat erilliseen selainikkunaan

Kuvia asiakkaiden käyttöliittymistä

Kuvia henkilökunnan käyttöliittymistä

Kuvia kontaktienhallintaliittymästä